Als mensen huilen doe je het goed

Eventarchitect - huilen

Zutphen – Evenementen en georganiseerde reizen zijn er op veel verschillende niveaus en dus is het logisch dat er ook tussen de evenementenbureaus die dat soort ondernemingen organiseren veel verschil bestaat. Van geïmproviseerde feestjes tot in de puntjes verzorgde reizen en evenementen, waarbij alles in het teken staat van beleving. Tot die laatste categorie behoort de Feest- & Eventarchitect in Zutphen. De onderneming van oprichter Gebert Janssen heeft verschillende vestigingen door het land, maar de ervaren Janssen organiseert vanuit zijn kantoor aan huis in Leesten vooral zelf veel reizen, congressen en feesten. Op hoog niveau, want onlangs won hij de prestigieuze Amerikaanse Crystal award voor een reis naar Zuid-Afrika die hij in 2012 organiseerde voor een gezelschap van 800 mensen.

Tijd om de prijs in Orlando in ontvangst te nemen had Janssen niet eens, want de volgende klus ging voor. Al ruim twintig jaar zit hij in het vak en in die tijd specialiseerde hij zich vooral in zogenaamde ‘incentives’; reizen of evenementen voor een zakelijke groep, soms als beloning voor het behalen van bepaalde zakelijke doelstellingen. Janssen laat niets aan het toeval over en reist dus bijna continu om zijn volgende reis of evenement voor te bereiden. De evenementenarchitect laat thuis in zijn kantoor Youtube-filmpjes zien van groots opgezette evenementen die hij eerder organiseerde, vol met bijzondere programmaonderdelen. Optredens van bekende artiesten, uitgebreide maaltijden, outdooractiviteiten en workshops; alles om de deelnemers een zo bijzonder mogelijke ervaring te bezorgen.

[add]Extravagant zou hij zijn mega-evenementen zeker niet noemen. “Het lijkt kostbaar en dat is het ook, maar het kan opdrachtgevers juist rendement opleveren. Je ziet steeds vaker dat evenementen strategisch worden ingezet, om bijvoorbeeld de loyaliteit van werknemers te vergroten. Je kunt daarmee het verloop onder het personeel van tien naar twee procent terugbrengen, dat levert geld op.” Ambitieus, maar Janssen benaderd zijn opdrachten dan ook bloedserieus. “Je kunt met evenementen gedragsverandering bij mensen teweeg brengen, heel direct sturen. Ik benader een reis of evenement van minuut tot minuut, alles is geregisseerd. Ik vertel een verhaal, dat is een heel andere insteek dan bijvoorbeeld reisbureaus hebben.”

Eventarchitect2

De Zutphense evenementenman noemt als voorbeeld een bedrijf dat een nieuw model grasmaaier in de markt wilde zetten. “Je kunt zoiets op twee manieren benaderen. Je kan een aantal vertegenwoordigers inzetten die vervolgens overal langs de deuren gaan. Maar dan moet je maar net geluk hebben dat iemand tijd voor je heeft om de voordelen duidelijk te maken.” Janssen pakte het dus anders aan en organiseerde op verschillende plekken in Nederland een roadshow, waar hij mensen uitnodigde om in een theaterachtige setting de presentatie van het nieuwe model te komen bekijken. Dat werkte want mensen die erop af kwamen hadden hun volle aandacht voor het product, in tegenstelling tot wanneer er iemand langs de deur was gekomen. Janssen: “Dan kost zo’n roadshow natuurlijk wel wat, maar het inhuren van al die vertegenwoordigers was minstens zo duur geweest met minder effect.”

Tijdens reizen draait alles om een strakke regie bij Janssen. Spontaan overkomende ontmoetingen met lokale bewoners die samen met de gasten een lied beginnen te zingen zijn van tevoren bedacht. Alles om een maximaal effect te bereiken. Zijn reizen en evenementen moeten niet gewoon leuk zijn, maar moeten emoties oproepen. “Toen tijdens die reis naar Zuid-Afrika mensen verrast werden door een verblijf in een tentenkamp midden in een natuurreservaat en er een persoonlijke boodschap van Marco Borsato werd afgespeeld vielen sommige mensen letterlijk op hun knieën. De hele ervaring was zo overweldigend dat mensen niet konden geloven dat hun werkgever zoiets voor ze over had. Als mensen beginnen te huilen doe je iets goed.”

Crystal award

  • Een jaarlijkse internationale prijs van Site, een netwerk van professionals op het gebied van evenementenorganisatie.
  • Site president David Sand: “Altijd streven naar de creatie van uitzonderlijke motiverende ervaringen die zakelijke resultaten opleveren – dat is het kenmerk van Site Crystal Award ontvangers.”
  • De Feest- en Eventarchitect won de prijs voor de organisatie van een trip van 800 personen van één bedrijf naar Zuid-Afrika in mei 2012.
  • Het Zutphense bedrijf werd vooral geprezen om het oplossen van de logistieke uitdagingen die er bij zo’n project komen kijken en om de individuele keuzevrijheid qua programma.
  • Elke gast kreeg zijn individuele badge met eigen programma, busnummer, hotel- en kamernummer, gegevens over specifieke programmaonderdelen en tafelnummer voor een galadiner.
  • De trip omvatte onder anderen een safari-expeditie, golfen, spabezoek, een nachtelijk verblijf in tenten in een natuurpark, een galadiner met lasershow en livemuziek en -dans en een bezoek aan een school in Soweto.